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企业使用企业邮箱的作用是什么?

作者:岑博 浏览: 发表时间:2021-04-25 19:04:13

一、塑造品牌形象

       可使用企业域名作为邮箱的后缀,如:公司员工小明的企业邮箱地址为xiaoming@cy-zh.com,注意这里后缀均为@cy-zh.com,这也可以说是一种身份的识别,一看就知道这个邮箱是贵公司的员工在使用,因为cy-zh.com是通过国家工信部备案的,在进行商务对接时展示的名片、企业官网展示的联系方式、其它宣传的海报、刊物等等,都极大地提高企业品牌形象。

 

二、便于企业内外部沟通

       企业邮箱可同时用于内部沟通和外部沟通。内部员工之间,部门之间,时时刻刻都需要使用到企业邮箱进行沟通,企业邮箱是一款最简单,最易用,最灵活的办公工具,并且是具备一定的法律依据的正式沟通方式,在此创一网络负责腾讯企业邮的资深顾问为了更便于大家的理解,例举了一些使用场景供大家参考与理解。


◆使用场景举例:

1、【内部使用场景】某公司人事部的张三因工作活动需要,需要采购部的李四在2021年4月30日下午3点前采购300个气球,50支可乐,100只鸡翅。这种情况下,张三可以通过邮箱发送相关采购需求给李四,同时抄送给人事部经理王五和采购部经理陈六,这样就形成了一个完整的采购流程,邮件只要不主动删除,将一直保存在双方的邮箱中,对双方来说都是一种约束,如果后期因李四在采购过程中忘记相关的要求,导致严重的后果,可以凭邮件内容分清责任归属。如果同样的事情使用的是电话沟通,后期出现问题很难分辨责任的归属。在此可能很多朋友会有疑问,用微信,用QQ也可以,为什么一定要有企业邮箱?相信很多朋友的微信和QQ都有很多群,很多好友,经常看了信息,但瞬间又立即忘记的,甚至看都没看到就被忽略了,可能当时是看到了,想着晚点处理,结果一去不复返,彻底忘记了。但邮箱就几乎就不会出现这种情况,因为邮箱收到的邮件是一个列表,根据日期排序,你每次进去处理邮件都可以清清楚楚看到需要处理的事情列表。


2、【内部使用场景】某公司销售部张经理不定期需要向李总汇报工作,但张经理和李总都经常不在公司,每次约定时间汇报工作,不是张经理临时接待客户就是李总有事,汇报工作变得特别困难,效率低下,但如果使用企业邮箱进行汇报工作,只要张经理随时随地把要汇报的工作通过邮箱发送给李总,当李总有空时,即可查看,不管李总是在机场候机,还是在银行或机关办事等候,只要利用生活的碎片时间,即可知道张经理的情况,这样效率将极大地得到提高。


3、【外部使用场景】小丽是某公司销售部的销售人员,跟进着一批公司的重要客户,小丽一直通过微信和客户沟通,在发送订单或合同时,有时用微信,在客户要求下,小丽会用自己的个人QQ邮箱发送,首先这种情况,微信不能长期保留记录,并且不正规,时不时还会忘记跟进,使用个人QQ邮箱,所有数据保存在小丽的个人邮箱中,对于客户而言,会存在数据安全隐患,对自己公司来说更是如此,更重要的是,如果小丽离职后,去了另一个同行公司,客户会一直蒙在鼓里,无法及时知道小丽已经离开贵司,毕竟客户不可能每次沟通时都要问一下你是否还在某公司,甚至还要打电话去核实,所以当出现员工离职时,会造成客户困惑,非常容易造成客户的流失,甚至合同都谈妥了,客户还一直以为小丽还是原来的公司。但如果习惯只是沟通讨论过程使用微信,正式的合作内容通过企业邮箱发送,就可以避免这种情况的出现。


三、便于企业统一管理

企业邮箱可以根据企业需要自由命名,比如:李四,可以命名为lisi@cy-zh.com,还可以按部分或按项目分组,发邮件时只需要发该组的地址,全组人均可以收到,还有邮件归档,邮件备份,邮件审核等等,可以满足企业的统一管理,从而提高企业的管理水平。


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